In het kader van de Gemeentewet is het verplicht dat alle gemeenten beschikken over een drietal verordeningen genoemd naar de respectievelijke artikelen in de Gemeentewet, te weten:
- art. 212: de financiële verordening (okt. 2015);
- art. 213: de controleverordening (jan. 2006);
- art. 213a: de verordening betreffende doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (dec. 2013).
Met deze verordeningen formuleert uw raad belangrijke kaders om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het geformuleerde beleid te waarborgen.
In 2020 zullen de bovengenoemde verordeningen worden geactualiseerd.
Audits
Het doel van de auditonderzoeken en aanvullende auditactiviteiten is om een bijdrage te leveren aan de duurzame verbetering van de gemeentelijke processen en afstemming tussen beleid en uitvoering. De auditcyclus van de gemeente Renkum is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Zo ontstaat er een cyclisch proces van leren en verbeteren.
Hieronder informeren we u over de lopende auditactiviteiten. Het auditplan 2020 zal naar verwachting in december door ons worden vastgesteld en ter kennisname naar uw raad worden gezonden. Vervolgens vindt u een overzicht van de verbeterplannen in uitvoering en tot slot de lijst van de afgesloten verbeterplannen die in aanmerking komen voor een lijncontrole. In de jaarrekening wordt u geïnformeerd over de resultaten.
Lopende auditactiviteiten, onderzoeksplan 2019
Audit-activiteiten | Beknopte beschrijving | Type onderzoek | Status |
|---|---|---|---|
Audit | Op dit moment kent de gemeente Renkum 10 verbonden partijen. | Hierin focussen we op drie andere relevante verbonden partijen:
Het doel is om de beheersing van het proces van regievoeren op deze verbonden partijen én de aansluiting van de ambtelijke op de bestuurlijke rollen waar mogelijk te optimaliseren. | Afronding van het onderzoek verwacht november 2019. Na vaststelling van rapport en verbeterplan zal het college beide documenten aan de raad ter informatie aanbieden. |
Lijncontrole | Vastgoedbeheer | De lijncontrole heeft betrekking op de processen uit de voorgaande audit. Het doel hiervan is om cyclisch te beoordelen of er aanleiding is de desbetreffende processen opnieuw onder de loep te nemen. | Start verwacht in december 2019, na afronding van het onderzoek naar de verbonden partijen. |
Monitoring verbeterplannen |
| De monitoring van de verbeterplannen heeft betrekking op alle verbeterplannen die nog niet afgesloten zijn en geldt als sturingsinstrument voor het MT. | Twee keer per jaar, bij begroting en jaarrekening. Bij de jaarrekening wordt een rapportage ter informatie aan de raad aangeboden. |
Coördinatie nieuw verbeterplan | De ambtelijke rollen en de regievoering op de verbonden partijen. | De auditor bewaakt de eenheid en consistentie van de verbeterplannen, die door de proceseigenaren zijn opgesteld. | Na accordering van het auditrapport door het MT stellen producteigenaren het verbeterplan op. |
Verbeterplannen in uitvoering
N.a.v. uitgevoerde audits hebben de proceseigenaren verbeterplannen opgesteld. De volgende zijn in uitvoering.
Verbeterplan | Jaartal audit | Status |
|---|---|---|
Proceslandschap | 2017 | Verbeterplan vastgesteld door college; drie verbetermaatregelen in uitvoering; één geïmplementeerd |
P-systematiek | 2017 | Verbeterplan vastgesteld door college; één verbetermaatregel in uitvoering, vier geïmplementeerd |
Regievoering op ODRA | 2018 | Verbeterplan vastgesteld door college; zes verbetermaatregelen in uitvoering, zes geïmplementeerd, twee worden opgenomen in nieuw verbeterplan Verbonden Partijen |
Lijncontroles op afgesloten verbeterplannen
De lijncontroles vormen een onderdeel van de auditcyclus en hebben betrekking op “afgesloten” verbeterplannen. De auditor gaat na in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en ingebed.
Verbeterplan afgesloten in 2019 | Verwachte datum lijncontrole |
|---|---|
Archief- en Dossiervorming | 2020 |
Inkoop en aanbestedingen | 2020/ 2021 |