Inleiding

• Naar aanleiding van het ‘Besluit houdende de wijziging van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV; 5 maart 2016)’ wordt in het programmaplan een apart overzicht opgenomen van de kosten van de overhead.
• Op deze wijze krijgt uw raad meer inzicht in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten.
• In de programma’s worden de kosten opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces.
• De definitie van ‘overhead’ luidt als volgt: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
• De opbouw van de overhead in gemeente Renkum is als volgt:

Toelichting:

• Leidinggevenden primair proces: het betreft alle hiërarchische leidinggevenden in het primair proces. Zij hebben een personele verantwoordelijkheid waaronder het voeren van functioneringsgesprekken. Niet: projectleiding en coördinatoren.
• Financiën, toezicht en controle: gericht op de eigen organisatie. Het betreft functies als controllers, financieel adviseurs en specialisten, planning & control, financiële verantwoording, administratieve organisatie, risicomanagement, (EDP) auditing, interne kwaliteitszorg, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie.
• P&O/ HRM: het betreft salarisadministratie, P&O/ HRM advies, organisatie- en formatieadvies, OR-ondersteuning, mobiliteitscentrum, coaching, leren en ontwikkelen, bedrijfsmaatschappelijk werk, ARBO, recruitment, arbeidsvoorwaarden, HR control. Het is exclusief opleidingen door P&O gegeven en gericht op de directe uitvoeringspraktijk.
• Inkoop: inclusief aanbesteding en contractmanagement.
• Juridische zaken: het betreft juridische medewerkers die op de bedrijfsvoering afdeling werken of belast zijn met een bedrijfsvoeringstaak op een afdeling. Niet: afhandeling van bezwaar- en beroepschriften. Niet: juristen die primaire taken verrichten (bijv. vergunningverlening).
• Communicatie m.u.v. klantcommunicatie. Het gaat om zowel interne als externe communicatie. Niet: projectcommunicatie en medewerkers die bij een projectbureau werken.
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning: het betreft bestuursadviseurs en bestuurs-ondersteuner, zijnde de ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van B&W. Niet: raadsgriffie (behoort tot facilitering bestuursorganen, taakveld 0.1).
• Informatievoorziening en automatisering (ICT): het betreft medewerkers informatisering en automatisering, systeem- en netwerkbeheer, werkplekondersteuning, helpdesk, ontwikkeling ICT projectmanagement, technisch applicatiebeheer en functioneel applicatiebeheer dat door bedrijfsvoering medewerkers wordt gedaan (het is exclusief functioneel beheer ten behoeve van primaire proces systemen).
• Facilitaire zaken en Huisvesting: inclusief receptie, beveiliging en catering en gebouwenbeheerders.
• DIV: het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en -aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.
• Managementondersteuning primair proces: het betreft officieel secretariaten, office management en managementassistentie in het primair proces. In onze verdeling zijn er ook diverse “rest-posten” vanuit de lijnafdelingen op deze plek terecht gekomen, die nog nader gecategoriseerd moeten worden.

ICT
De kosten van applicatiebeheerders en software voor een specifieke taak worden, conform het BBV, begroot en verantwoord op het betreffende taakveld. Bijvoorbeeld het belastingsysteem. Op dit moment zijn onze budgetten nog niet zodanig ingericht dat specifiek (per taakveld) is aan te geven wat de kosten zijn van applicatiebeheer en software. Om deze reden is er nu voor gekozen al deze kosten centraal, op overhead, te verantwoorden. In 2020 zal dit nader worden uitgewerkt ten behoeve van de begroting 2021.

Bedrijfsvoering De Connectie
Met ingang van 1 juli 2017 wordt een belangrijk deel van onze bedrijfsvoering ondersteund vanuit de Connectie. De Connectie biedt producten en diensten op de volgende terreinen: ICT, inkoop & aanbesteding, facilitaire zaken & frontoffice, documentaire informatievoorziening (DIV), personeels- en salarisadministratie, financiële administratie, verzekeringen, belastingen, basisregistraties en secretariaat. Met uitzondering van de ondersteuning op belastingen, betreft dit producten en diensten die worden gerubriceerd onder de overhead.